+7 (861) 298-06-70

Автоматизация работы учебного центра в Кубанском государственном университете

Паспорт внедрения

Отрасль: Госучреждения

Решение: 1С:Управление учебным центром

Автоматизировано мест: 15

О заказчике

Кубанский государственный университет (КубГУ) – высшее учебное заведение классического университетского образования, расположенное в Краснодаре. Является одним из крупнейших и старейших вузов юга России. В состав университета входит 15 факультетов, 2 института, 11 научно-исследовательских институтов и 5 филиалов в разных городах России. Ежегодно университет выпускает около 7000 учащихся.

Требования заказчика и существовавшие проблемы

До старта проекта ведение данных о работе учебного центра было разрозненным и осуществлялось в нескольких решениях. Данные о преподавателях хранились в программе «1С:Зарплата и кадры государственного учреждения», в то время как учет обучающихся, их посещаемости и загрузки преподавателей велся вручную, в разных таблицах MS Excel.

Новые заявки на обучение поступали на электронную почту университета. Перенос информации из них также осуществлялся вручную.

Отсутствовал единый механизм синхронизации между данными таблиц и существующим решением 1С. Это приводило к ошибкам, частой потере данных, некорректному учету и, как следствие, к замедлению работы всего центра.

Решение

Автоматизация работы учебного центра на базе решения «1С:Управление учебным центром».
В рамках проекта была проведена работа на следующими функциональными блоками:

Управление процессом обучения

Автоматизирован процесс набора на каждый учебный курс, с учетом поданных заявок и максимально возможного количества учащихся на курсе
Интегрирована система учета оплат за учебные курсы, для упрощения контроля денежных потоков
Настроен ввод различных видов обучения и занятий, с привязкой к преподавателям

Расписание занятий

Система автоматически формирует расписание занятий, учитывая занятость преподавателей, доступность аудиторий и продолжительность курсов. При этом, расписание автоматически обновляется при изменении количества учащихся или других параметров курса
Автоматизированы протоколы внутри процесса обучения – загрузка преподавателей происходит равномерно, с учетом их графика, доступности и профессиональной направленности

Управление обучающимися

Табель учета посещаемости студентов теперь ведется автоматически. Все данные о результатах обучения сохраняются в системе, что упрощает ведение анализа и составление отчетности
В системе предусмотрена возможность печати различных дипломов и сертификатов, в зависимости от пройденной программы обучения
По окончании курса обучающемуся автоматически предлагаются новые варианты учебных программ для прохождения

Особенности и уникальность проекта

Одной из ключевых особенностей внедренной системы стала возможность автоматического получения заявок от студентов напрямую в программу через официальный сайт и электронную почту.

Теперь, когда пользователь оставляет заявку на сайте или отправляет ее по электронной почте, все данные об обучающемся автоматически переносятся в систему и закрепляются за ответственным сотрудником. После получения заявки система автоматически формирует счет и отправляет его студенту, а также зачисляет его на выбранную программу обучения. Это исключает необходимость ручного ввода данных, снижает вероятность ошибок и значительно ускоряет процесс оформления.

Внедренная система позволяет оперативно обрабатывать запросы учащихся, что приводит к повышению эффективности работы всего центра.

Результаты

В результате внедрения решения были получены следующие результаты:

Автоматизирован процесс приема заявок на обучение – при поступлении заявки на почту, она автоматически переходит в 1С, со всей необходимой информацией.
Автоматизированы протоколы внутри процесса обучения – загрузка преподавателей происходит равномерно, с учетом их графика. Табель учета посещаемости студентов теперь ведется автоматически.
Настроен ввод видов обучения и занятий, с привязкой по преподавателям
Автоматизирован процесс набора на каждый учебный курс, с учетом заявок и максимального возможного количества учащихся на курсе.
По окончании курса обучающемуся автоматически предлагают новые варианты учебных программ для прохождения.

Проконсультируем по вопросам внедрения 1С

Получить консультацию

Другие проекты для государственных учреждений

Кубанский государственный аграрный университет

Один из признанных лидеров высшего аграрного образования в России, крупнейший в ЮФО центр науки, образования и инноваций.

Подробнее

Кубанский государственный университет физической культуры, спорта и туризма

Один из ведущих вузов отрасли в Российской Федерации.

Подробнее