Как работать с электронными перевозочными документами (ЭПД) с 1 сентября 2026 года: что изменится и как подготовиться

С 1 сентября 2026 года в России начинается обязательный переход на электронные перевозочные документы (ЭПД). Новые требования коснутся не только транспортных компаний, но и большинства организаций и предпринимателей, которые отправляют, получают или перевозят грузы.

Рассказываем, какие документы становятся обязательными, кого затронут изменения, как будет работать ГИС ЭПД и что необходимо сделать бизнесу уже сейчас.

Что такое электронные перевозочные документы (ЭПД)

Электронные перевозочные документы (ЭПД) — это юридически значимые документы, оформляемые в электронном виде при организации и осуществлении грузоперевозок. Они подписываются электронной подписью участников перевозки и передаются через аккредитованных операторов электронного документооборота в государственную информационную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД).

Использование ЭПД позволяет полностью отказаться от бумажного оформления перевозок, ускорить обмен документами и повысить прозрачность логистических процессов.

С 1 сентября 2026 года ЭПД становятся обязательными

Обязательный переход установлен Федеральным законом № 140-ФЗ от 07.06.2025. С этой даты оформление перевозочных документов в бумажном виде в большинстве случаев прекращается — они должны оформляться исключительно в электронном формате по утвержденным форматам ФНС России и передаваться через ГИС ЭПД.

Изменения распространяются на всех участников перевозочного процесса независимо от сферы деятельности. Это означает, что новые правила касаются не только перевозчиков и экспедиторов, но и производителей, поставщиков, дистрибьюторов, торговых компаний, интернет-магазинов и других организаций, которые отправляют или получают товары.

Какие документы нужно оформлять в электронном виде

С 1 сентября 2026 года обязательными становятся:

электронная транспортная накладная (ЭТрН)
электронный заказ (заявка) на перевозку
электронное поручение экспедитору
электронная экспедиторская расписка
электронная складская расписка
железнодорожная транспортная накладная
грузовая авианакладная

Все эти документы должны оформляться по утвержденным государством форматам.

Что такое ГИС ЭПД

ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Через нее осуществляется обмен юридически значимыми перевозочными документами между всеми участниками логистической цепочки.

В системе взаимодействуют:

грузоотправители;
грузополучатели;
перевозчики;
экспедиторы;
операторы электронного документооборота;
государственные органы.

По данным Минтранса России, к моменту запуска обязательного применения в системе уже оформлены десятки миллионов электронных перевозочных документов, а инфраструктура полностью готова к массовому использованию.

Как работать с ЭПД после 1 сентября 2026 года

Для перехода на обязательный электронный документооборот организациям потребуется:

получить квалифицированные электронные подписи для сотрудников;
выбрать оператора электронного документооборота, поддерживающего работу с ГИС ЭПД;
настроить учетную систему (например, 1С) для формирования электронных перевозочных документов;
организовать обмен документами с перевозчиками, экспедиторами и контрагентами;
обучить сотрудников новым бизнес-процессам.

Формирование, подписание и передача документов происходят полностью в электронном виде без печати бумажных экземпляров.

Какие преимущества дает переход на ЭПД

Несмотря на обязательный характер изменений, использование электронных перевозочных документов имеет ряд преимуществ:

сокращение бумажного документооборота;
ускорение оформления перевозок;
снижение количества ошибок при заполнении документов;
оперативный обмен информацией между всеми участниками перевозки;
быстрый поиск документов;
уменьшение расходов на печать, хранение и доставку документов;
повышение прозрачности логистических процессов.

Кроме того, электронные документы невозможно потерять или повредить, а их юридическая значимость обеспечивается использованием квалифицированной электронной подписи.

Как подготовиться к обязательному переходу

Откладывать внедрение ЭПД до сентября 2026 года не стоит. Практика показывает, что переход требует настройки информационных систем, интеграции с оператором ЭДО, тестирования обмена документами и обучения сотрудников.

Особенно важно заранее подготовиться компаниям, которые ежедневно оформляют большое количество транспортных накладных или работают сразу с несколькими перевозчиками и логистическими операторами.

Работа с ЭПД в программах 1С

Большинство современных решений 1С уже поддерживают работу с электронными перевозочными документами. Использование ЭПД непосредственно из учетной системы позволяет автоматически формировать документы, подписывать их электронной подписью, обмениваться ими с контрагентами и передавать сведения в ГИС ЭПД без дублирования данных.

Интеграция ЭПД с 1С значительно упрощает работу бухгалтерии, логистики и отдела продаж, а также помогает соблюдать требования законодательства.

Нужна помощь с внедрением ЭПД?

Специалисты «Интерсофт» помогут вашей организации перейти на электронные перевозочные документы без лишних сложностей. Мы оказываем полный комплекс услуг: анализ готовности компании к переходу, настройку и доработку программ 1С, подключение к оператору электронного документооборота, интеграцию с ГИС ЭПД, обучение сотрудников и сопровождение на всех этапах внедрения.

Подробнее ознакомиться с решением вы можете здесь.

Наши контакты:

Телефон: +7 (861) 298-06-70

Почта: its@inter-soft.ru

Сайт: inter-soft.ru

Возврат к списку