 |  |
 |  |
Особенности выгрузки бухгалтерской отчетности государственных учреждений из программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» в сторонние программные продукты в целях консолидации отчетности
27.01.2015
Один из самых популярных вопросов в период составления годовой отчетности звучит так: «Как выгрузить бухгалтерскую отчетность, составленную в «1С:БГУ8» в … ?!» (следует наименование программ, большая часть из которых известна только на региональном или муниципальном уровне). Вполне объяснимо желание пользователя один раз сформировать отчетность в программе, в которой осуществляется ведение бухгалтерского учета, с последующей возможностью выгрузки данных в сторонние программные продукты. Сегодня мы расскажем о нескольких из них.
Согласно п.10 Инструкция о порядке составления и представления годовой, квартальной и месячной отчетности об исполнении бюджетов бюджетной системы Российской Федерации, утвержденной приказом Министерства финансов Российской Федерации от 23 декабря 2010 г. № 191н:
- Главный распорядитель, распорядитель бюджетных средств, главный администратор, администратор, выполняющий отдельные полномочия главного администратора, доходов бюджета, главный администратор, администратор, выполняющий отдельные полномочия главного администратора, источников финансирования дефицита бюджета, на основании представленной распорядителями и получателями бюджетных средств, администраторами доходов бюджета, администраторами источников финансирования дефицита бюджета бюджетной отчетности составляет сводную и (или) консолидированную бюджетную отчетность и представляет ее финансовому органу соответствующего бюджета и (или) главному распорядителю бюджетных средств, главному администратору доходов бюджета, главному администратору источников финансирования дефицита бюджета в установленные ими сроки.
- Учредитель бюджетных и автономных учреждений, на основании представленной автономными и бюджетными учреждениями финансовой отчетности составляет сводную финансовую отчетность бюджетных и автономных учреждений.
- Финансовый орган на основании представленной ему консолидированной бюджетной отчетности составляет консолидированную бюджетную отчетность об исполнении бюджета и представляет ее финансовому органу, уполномоченному формировать отчетность об исполнении соответствующего консолидированного бюджета, в установленные им сроки.
- Финансовый орган на основании представленной ему сводной финансовой отчетности бюджетных и автономных учреждений составляет сводную финансовую отчетность бюджетных и автономных учреждений публично-правового образования и представляет ее органу, уполномоченному формировать отчетность об исполнении соответствующего консолидированного бюджета, в установленные им сроки.
Это является обоснованием обязательности консолидации отчетности государственных учреждений.
Совсем немного времени прошло с тех пор, когда бухгалтерские счета госсектора были трехзначными, а отчетность составлялась по кассовому методу, но уже тогда существовало большое количество программ, предусматривающих консолидацию отчетности. Как правило, такие программы имели ведомственную направленность, доводились вышестоящей организацией до своих подведомственных бюджетных учреждений и в большинстве были разработаны ведомственными программистами. Некоторые ведомства консолидировали отчетность с помощью типовых программных продуктов, например, таблиц Microsoft Excel. Говорить об удобстве такой консолидации мы не будем, так как, кроме ограниченных возможностей программы для подобного действия, существовал еще и пресловутый «человеческий фактор». После реформации бюджетной сети в 2005 году стало понятно, что для формирования сводной и консолидированной отчетности необходимо использовать специализированные программные продукты.
Совсем немного времени прошло с тех пор, когда бухгалтерские счета госсектора были трехзначными, а отчетность составлялась по кассовому методу, но уже тогда существовало большое количество программ, предусматривающих консолидацию отчетности. Как правило, такие программы имели ведомственную направленность, доводились вышестоящей организацией до своих подведомственных бюджетных учреждений и в большинстве были разработаны ведомственными программистами. Некоторые ведомства консолидировали отчетность с помощью типовых программных продуктов, например, таблиц Microsoft Excel. Говорить об удобстве такой консолидации мы не будем, так как, кроме ограниченных возможностей программы для подобного действия, существовал еще и пресловутый «человеческий фактор». После реформации бюджетной сети в 2005 году стало понятно, что для формирования сводной и консолидированной отчетности необходимо использовать специализированные программные продукты.
Одним из качественных программных продуктов, отвечающих большинству требований консолидации отчетности, была программа «1С:Свод отчетов 7.7». На момент 2005 года программа позволяла загрузить отчетность подведомственных учреждений, сформированную и выгруженную из программы «1С:Бухгалтерия бюджетного учреждения ред.7», а также проверить отчетность с помощью утвержденных Минфином РФ контрольных соотношений, после чего сформировать сводную отчетность. Следует отметить, что за период с 2005 года по 2011 год большинство ведомств разработало свои программы для консолидации, многие из которых удовлетворяя всем необходимым требованиям, также позволяли дополнительно детализировать аналитическую информацию, необходимую вышестоящей организации.
После второго этапа реформации бухгалтерского учета государственного сектора в 2011 году, пользователям программных продуктов на платформе «1С:Предприятие 7.7» были предложены качественно новые продукты на платформе «1С:Предприятие 8», такие как «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», «1С:Свод отчетов 8», «1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8» и др.
Особенностью данных программных продуктов является безусловная совместимость друг с другом, представленная типовыми правилами обмена информацией. Алгоритм действий для выгрузки бухгалтерской отчетности, сформированной в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», в программы для подготовки консолидированный отчетности, созданные на платформа «1С:Предприятие 8» состоит из нескольких простых шагов:
- Скачать с сайта www.users.v8.1c.ru актуальный релиз программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»
- В папке Cases любого релиза программы находятся обработки выгрузки\загрузки информации
- Подключить необходимые обработки в программу «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» с помощью кнопки «Выгрузка» в разделе «Регламентированная бухгалтерская отчетность» пункта меню «Бухгалтерский учет»
- Создать необходимый формат экспорта отчетности в поле «Настройки экспорта»
- В поле «Путь выгрузки» прописать путь к папке, куда будут выгружаться структурированные файлы отчетности
- Определить наименование формата и нажать кнопку ОК
- ВНИМАНИЕ! Доступны к выгрузке по умолчанию только отчеты со статусом «Подготовлен» или «Утвержден». Перед тем, как изменить статус отчета с «Запланирован» или «Выполняется» на «Подготовлен» или «Утвержден», следует провести полный межформенный контроль.
- Нужный статус можно присвоить только отчетам, прошедшим межформенный контроль. В остальных случаях следует исправить ошибки, вновь пройти межформенный контроль, и только после этого будет доступна возможность изменения статуса отчета
- Для выгрузки сформированной отчетности следует установить период, выбрать учреждение, выбрать необходимую настройку экспорта
- Для выгрузки в программу «1С:Свод отчетов 8» необходимо заполнить код сценария подготовки отчетности, а также код учреждения для сдачи отчетности в электронном виде Данную информацию должна довести до учреждения вышестоящая организация, куда предоставляется отчетность для консолидации
- После чего следует отметить необходимые отчеты и нажать кнопку «Выгрузить данные»
- Загрузка в программу «1С:Свод отчетов 8» или «1С:Бюджетная отчетность» осуществляется согласно Руководству пользователя программой
В случае использования в рамках региона программного обеспечения консолидации отчетности, отличного от программ фирмы «1С», для пользователей, ведущих бухгалтерский учет и формирующих бухгалтерскую отчетность в программах на платформе «1С:Предприятие 8», существуют только два основных вопроса, на которые следует получить ответ у разработчиков данного программного продукта:
- Где у него кнопка? (В данном случае, нас интересует кнопка «Импорт» или «Загрузить»
- По каким форматам работает загрузка информации?
И тут уже, увы и ах, все зависит от разработчиков программного обеспечения.
Если программный продукт закрытый, фирма-разработчик не публикует форматы выгрузки-загрузки и «не умеет» работать с утвержденными на федеральном уровне форматами, пользователям ничего не остается, как повторно вносить информацию в программный продукт вручную, помня про вышеназванный «человеческий фактор». Есть еще возможность: обратиться в фирму-франчайзи с просьбой написать индивидуальные правила выгрузки из одного программного продукта в другой. Путь не быстрый, так как для изучения незнакомого продукта потребуется время, недешевый, так как правила не всегда получится стандартизировать для дальнейшего использования, и, что обиднее всего, часто однократный, так как при доработке стороннего программного продукта правила выгрузки чаще всего перестают действовать и требуют доработки. Совсем другая история, когда фирма-разработчик поддерживает стандартные правила обмена информации, утвержденные на федеральном уровне. Например, программа для консолидации отчетности Web-консолидация (НПО «Криста») поддерживает правила приема информации по утвержденным форматам выгрузки отчетности в Федеральное казначейство.
Если программный продукт закрытый, фирма-разработчик не публикует форматы выгрузки-загрузки и «не умеет» работать с утвержденными на федеральном уровне форматами, пользователям ничего не остается, как повторно вносить информацию в программный продукт вручную, помня про вышеназванный «человеческий фактор». Есть еще возможность: обратиться в фирму-франчайзи с просьбой написать индивидуальные правила выгрузки из одного программного продукта в другой. Путь не быстрый, так как для изучения незнакомого продукта потребуется время, недешевый, так как правила не всегда получится стандартизировать для дальнейшего использования, и, что обиднее всего, часто однократный, так как при доработке стороннего программного продукта правила выгрузки чаще всего перестают действовать и требуют доработки. Совсем другая история, когда фирма-разработчик поддерживает стандартные правила обмена информации, утвержденные на федеральном уровне. Например, программа для консолидации отчетности Web-консолидация (НПО «Криста») поддерживает правила приема информации по утвержденным форматам выгрузки отчетности в Федеральное казначейство.
Такие форматы выгрузки не один год используются в программе «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8», поэтому пользователям не составит труда осуществить обмен информацией в виде сформированной, проверенной и утвержденной отчетности.
- Скачать с сайта www.users.v8.1c.ru актуальный релиз программы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8»
- В папке Cases любого релиза программы находятся обработки выгрузки\загрузки информации
- Подключить необходимые обработки в программу «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» с помощью кнопки «Выгрузка» в разделе «Регламентированная бухгалтерская отчетность» пункта меню «Бухгалтерский учет»
- Создать необходимый формат экспорта отчетности в поле «Настройки экспорта» и подключить необходимые обработки:
- для учреждения типа «Казенные» - «ВыгрузкаГРБСвФорматеФК»
- для учреждения типа «Бюджетные» или «Автономные» - «ВыгрузкаАУиБУвФорматеФК»
- В поле «Путь выгрузки» прописать путь к папке, куда будут выгружаться структурированные файлы отчетности
- Определить наименование формата и нажать кнопку ОК
- ВНИМАНИЕ! Доступны к выгрузке по умолчанию только отчеты со статусом «Подготовлен» или «Утвержден». Перед тем, как изменить статус отчета с «Запланирован» или «Выполняется» на «Подготовлен» или «Утвержден», следует провести полный межформенный контроль.
- Нужный статус можно присвоить только отчетам, прошедшим межформенный контроль. В остальных случаях следует исправить ошибки, вновь пройти межформенный контроль, и только после этого будет доступна возможность изменения статуса отчета
- Для выгрузки сформированной отчетности необходимо установить период, выбрать учреждение, выбрать необходимую настройку экспорта. Следует отметить, что если для отчетной формы не предусмотрен формат выгрузки в Федеральное казначейство, то флаг в окне в позиции данной формы не установлен, форма выгрузке не подлежит, данные таких форм следует внести в консолидирующую программу вручную.
- После чего следует отметить необходимые отчеты и нажать кнопку «Выгрузить данные».
- При удачной выгрузке формируется прокол выгрузки отчетов
- Для загрузки отчетных форм, следует войти под пользовательским логином и паролем в программу «Web-консолидация» и открыть для заполнения отчетную форму, в которую будет осуществляться загрузка информации
- В каждой форме предусмотрена команда «Действия», включающая в себя несколько команд, в том числе «Загрузить»
- После нажатия на кнопку «Загрузить» следует прописать путь к папке, куда была осуществлена выгрузка файлов из программы «1С:БГУ8»
- Следует отметить, что согласно требованиям к форматам выгрузки отчетности в органы Федерального казначейства, в наименовании файлов в номере формы цифра «1» в 5 разряде заменена на цифру «2», таким образом, форме 0503130 соответствует файл ГГГ_ХХХХХХХ_230_Y_01, и т.д. После выбора соответствующего файла нажать на кнопку «Открыть»
- В случае успешного импорта файла появится сообщение:
- Далее с программой следует работать в соответствии с пользовательскими инструкциями
- Следует отметить, что Учредитель вправе установить дополнительную аналитику в отчетных формах, не предусмотренную Приказами Министерства финансов РФ. Например, в форме 0503110 может понадобится дополнительная расшифровка итоговой цифры по счету 130405 по КОСГУ. В таких случаях изменения следует производить вручную, так как формирование отчетности в программах системы «1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8» производится в соответствии с федеральным законодательством.
И в заключении остается напомнить пользователям, что для корректного формирования отчетности в программе следует соблюдать все правила ведения бухгалтерского учета в государственных учреждениях. 99.9% ошибок при формировании отчетности вызваны некорректными действиями пользователя программы. Поэтому рекомендуется откорректировать данные в бухгалтерской программе, и только после этого выгружать данные в сторонние программные продукты.
ГК Интерсофт желает своим клиентам и всем работникам финансовых служб государственных учреждений успешной сдачи отчетности за 2014 год и плодотворной работы в 2015 году!
ГК Интерсофт работает более 20 лет в секторе автоматизации государственных учреждений и занимает одну из ведущих позиций в рейтинге партнеров, ориентированных на работу с государственными учреждениями.
Высококвалифицированные специалисты всегда рады помочь Вам по адресу: г.Краснодар, ул. Рашпилевская 179/1, оф. 618
тел.: 8 (861) 298-06-70
e-mail: info@inter-soft.ru
Количество показов: 9851